掌管内务府的是总管大臣，由皇帝从一批满洲高官里面挑选出来。后来显然可以任命不止一个总管大臣，乾隆皇帝于1749年任命的总管大臣具有显赫的正二品官衔。一般来说，辅助总管大臣的两名副手各自负责诠选和传令，而副手又各自有36个笔帖式相助，其中有一半笔帖式可以是汉人。笔帖式是一个早就建立的满洲制度，最早可追溯至1631年。在笔帖式监督之下，一群助手负责各种职责，诸如后勤供应管理、会计、守卫、刑狱、营造和修缮、管理牛羊畜牧作为牺牲和祭祀之用、绣织生产、安排仪节，以及处理皇帝日常的私人事务，包括生活起居在内。

内务府的收入来自皇家的领地，包括圆明园附近所得的地租，也接受来自各省的进贡，包括当地的名产和特产，以及藩属的贡品。亦从专卖特别是人参和毛皮中获利，从关税中取得剩余配额，以及从其他各种途径取得的罚金和充公之物品。内务府在盐课上也扮演了重要的角色。陶博（PrestonM.Torbert）指出，“内务府的各种牟利的活动保证有持续而稳定的钱财流入皇帝私人的金库里”。总之，内务府的财库是巨大而充裕的，直到19世纪中叶整个帝国财政枯竭为止。

圆明园在内务府奉宸院的管属之下，有它自己的管理组织。早在1723年雍正登基时，就正式使圆明园成为最重要的帝王宫苑，并设立了总管机构。在接下来的一年，随着编制扩大，园内的行政管理部门就有了六个总领和十二个副总领。在1730年，这些总领享有六品的官衔，而副总领的官衔则为七品或者八品。乾隆年间圆明园大面积扩展，总领和副总领的人数也随着急速增加。到了1741年，也就是乾隆在位的第六年，又增编了两名新的委署副总领，十年之后增加至七名之多，到1767年数目已上升至十六名。

园政的主要任命，通常由特旨颁布，凸显出圆明园对清帝的重要性。主管被任命之后，他们可以推荐自己的副手，不过还是需要得到皇帝的御批；相对低阶的干部通常是从内务府的正式人员之中挑选出来。圆明园里的升迁和降级等人事变动，全由内务府负责，然须得到皇帝的认可。在圆明园范围内工作的每一个人，都必须日日尽全力让皇帝感到满意，而工作的表现有经常而严格的考核，定期提出考绩报告，任何人若被断定为工作不力，将立即被赶出御园。

圆明园银库是于1749年成立的，由乾隆皇帝任命一名地位可跟总领相当的库掌、一名委署库掌和六名库守。他们主要的职责是处理各方面的出纳，以及使日常的供给无虞。这些职位的任用全都要符合严格的条件，例如具备很好的学识和富裕家庭背景之人，才合乎任用的资格。乾隆很明显要可信任和忠诚的人来管理财源充沛的圆明园银库。

1750年新创立的官署器皿库，乃是圆明园银库的一个扩充机构。新官署人员的任命与其他人员一样，从一班声誉良好的官员中挑选出来，不过他们的任期只有三年，作为防止滥权的保证。从1763年开始，又推行一套新措施来防止出轨的行为，其中一项政策，就是库守要轮流值夜班，并配置十名守卫跟值班的库守在一起。再者，乾隆皇帝为了让圆明园的财务健全，要求每一年清点账册，每五年给银库做一次彻底的复核，督察员会谨慎地审阅呈报的账目、申请补贴、归还未消耗的物资和报销手续等程序。如果在既定的期限之内无法厘清账目的话，就会受到严厉的惩罚。

各个位阶管理人员的数目随着圆明园的扩建，不断地在增加。每当一座殿堂、庙宇或楼阁完工时，就立即需要一批新的工人和主管去维护和守卫这个新的地方。御园行政管理部门的成长，迟早需要更多的高阶层行政人员。到了1742年的夏天，内务府就给圆明园各委任了两名新增的副使和笔帖式。两年之后，也就是四